Så implementerar du ett nytt kassasystem (POS)

Ett toppmodernt POS-system kommer utan tvekan att boosta ditt företag, men du behöver se till att implementationen görs på rätt sätt. I detta blogginlägg hittar du allt du behöver för att göra det så smidigt som möjligt.

Det är viktigt att ha i åtanke att implementationen bara är det första steget i företagets POS-resa. Du måste hela tiden jobba vidare och tänka framåt för att ligga steget före konkurrenterna. Just därför behöver du ett skalbart, cloud-native POS. Med den typen av system kan du enkelt skala upp och ned vid behov och erbjuda sömlös funktionalitet, utan att bli inblandad i kostsamma IT-projekt som tar upp resurser och bromsar upp företagets utveckling.

Varför behöver ditt företag ett modernt POS-system?

Vi börjar strax titta närmare på hur du gör en smidig POS-implementation, men först tänkte vi förklara vad du har att vinna på att ha ett toppmodernt, cloud-native POS-system. Några av fördelarna är:

Skalbarhet: ett cloud-native POS-system erbjuder full skalbarhet, så att du inte behöver oroa dig över kostsamma IT-projekt eller uppgraderingar när ditt företag växer
Tillgänglighet: ett modernt POS-system går att använda på många olika enheter och sätt
Lagerhantering: följ upp lagerstatus och produkter i realtid för en bättre överblick än någonsin tidigare
Kampanjhantering: hantera och skräddarsy avancerade kampanjer och rabatter på ett enkelt sätt
Säkerhet: cloud-native POS-system krypterar transaktioner och kundinformation så att den alltid hålls säker från cyberattacker
Säljrapporter och analyser: få full tillgång till användbara affärsinsikter som du kan använda för att optimera verksamheten
Integrationer: moderna POS-lösningar är designade för att enkelt kunna integreras med andra tekniska plattformar, exempelvis bokföringssystem och CRM
Kundupplevelser: skapa personliga kampanjer och lojalitetsprogram som engagerar kunder och driver försäljning
Personalhantering: följ upp arbetstimmar, scheman, prestationer och löner
Flexibla kassalösningar: effektiva och tydliga kassor med scanning och automatisk prissättning

En lyckad POS-implementation i 6 smidiga steg

Steg 1: utvärdera företagets POS-behov

Det första steget är att titta närmare på företagets unika förutsättningar och basera din kravbild på dem:

Hur många transaktioner måste systemet kunna hantera?
Behövs det avancerade lager- och logistikfunktioner, exempelvis spårning och rapporter?
Hur många anställda kommer att använda POS-systemet?
Behövs det CRM-funktionalitet eller CRM-integrationer?
Ska POS-systemet integreras med bokföringssystem eller liknande?
Vilken hårdvara används i nuläget? Passar den det nya systemet, eller kommer det att behövas ny hårdvara?

Det är också ett bra tillfälle att få input från personalen som kommer att använda det nya POS-systemet. Se till att systemet erbjuder funktioner för att hantera de största utmaningarna, exempelvis ineffektiva delar av verksamheten, säkerhetsproblem, stressfaktorer och annat. Det är oerhört viktigt att samla in rätt information i denna fas, så att implementationsplanen står på en god grund.

Steg 2: hitta en riktigt bra leverantör

Det första steget ger dig god koll på företagets unika POS-behov. Nu är det dags att hitta en leverantör som uppfyller kraven. En del POS-system och leverantörer riktar sig mot vissa typer av företag, vilket kan vara passande, men det är även viktigt att titta närmare på kundomdömen, recensioner och annan word-of-mouth på nätet. Det är också bra att involvera personalen i valet av leverantör. Låt dem komma med sina tankar om systemet, så att ni väljer ett som verkligen gör skillnad i det dagliga arbetet.

Och vem ska utföra POS-implementationen? I de flesta fall kan leverantören hjälpa till. Två andra alternativ är att hyra in en konsult eller ett företag som hjälper dig med implementationen, eller att utföra den på egen hand.

Har du hittat ett system som verkar intressant? Vårt tips är att se om det är möjligt att få en gratis demo eller provperiod. En del leverantörer, exempelvis Extenda Retail, erbjuder provperioder, demos och andra sätt att utforska produkterna, så att du vet vad du får innan du tar beslut. Att testa POS-systemet live kan verkligen hjälpa dig att förstå om det är rätt lösning för ditt företag.

Steg 3: sätt upp en implementationsplan

En lyckad POS-implementation kräver en anpassad och realistisk implementationsplan. Här är några exempel på vad som bör ingå i planen:

Affärsbehov: hur ser företagets specifika affärsbehov ut? Vilka funktioner måste finnas? Vilka andra skulle vara bra att ha? Vilka enheter kommer att användas?
Budget: hur ser den kort- och långsiktiga budgeten ut?
Input och krav från personalen: samla in intern feedback gällande POS-implementationen och få nyckelpersoners godkännande
Leverantörer: jämför olika leverantörer, exempelvis genom att sammanställa fördelar och nackdelar, för att se vilken som passar bäst
Ansvarsfördelning och tidslinje: vem är ansvarig för vad gällande POS-implementationen? Hur ser tidslinjen ut?
Utbildning: vem tar ansvar för att utbilda användarna och hur ska det gå till? Finns det någon på företaget som kan vara internt POS-ansvarig? Vad kan leverantören bidra med?
Lansering: när och hur kommer systemet gå live, och vad behöver göras för att det ska gå så smidigt som möjligt?
Uppföljning och optimering: hur ska POS-systemet följas upp och förbättras över tid?

Steg 4: utbildning och onboarding av personal

Personalen behöver utbildas i hur systemet fungerar, och det är viktigt att fokusera på de vanligaste uppgifterna och utmaningarna inom verksamheten. En del POS-leverantörer erbjuder utbildning som en del av implementationen, vilket kan vara smidigt. Välj en användarvänlig, intuitiv lösning, så att personalen och andra användare snabbt förstår hur saker fungerar. På så sätt blir det också lättare att onboarda framtida nya användare.

Det är bra att utse en så kallad point person; en intern expertresurs som har möjlighet att lägga ned ordentligt med tid på att lära sig POS-systemet. Personen kan lösa ärenden och frågor internt, så att ni inte behöver höra av er till leverantörens kundservice lika ofta. Utbildningen är även ett bra tillfälle att berätta mer om riktlinjer och best practices kring hur systemet och utrustningen ska användas (och inte användas) inom verksamheten.

Steg 5: integration, test och uppstart

När du hittat rätt system är det dags att integrera, testa och lansera det. Du behöver lägga in din produktkatalog, dina användarkonton och betallösningar, samt annan relevant information. Företagets hårdvara ska kopplas samman med POS-systemet, plus att eventuella integrationer behöver komma på plats, exempelvis med bokförings- och lagerhanteringssystem.

Det är mycket enklare att få dessa saker på plats med ett system som är känt för smidiga integrationer. Extenda Retails lösning Hii Checkout är designad för att lanseras blixtsnabbt, och det ingår en samling nyttiga API:er som hjälper dig att integrera POS-systemet med andra delar av verksamheten.

Steg 6: löpande utbildning och vidareutveckling

Ett modernt POS-system är ett stort steg i rätt riktning, men det är bara början. Om du har valt en cloud-native-lösning kan du luta dig tillbaka och få tillgång till uppdateringar och nya funktioner genom molnet. Du behöver inte installera något lokalt, och du behöver inte oroa dig över kostsam downtime eller säkerhetsbrister.

Använd din nya överblick till att öka kundnöjdheten och skapa nya affärsstrategier. I takt med att du jobbar allt effektivare och mer innovativt kommer konkurrenterna inte längre hänga med i svängarna.

Hii Retail går supersnabbt att implementera och komma igång med

POS-systemet Hii Checkout från Extenda Retail är känt för sina snabba implementationer. Smidiga integrationer, fullständig skalbarhet, automatisk driftsättning och andra användbara funktioner gör att du kommer igång riktigt snabbt. Lösningen inkluderar:

Hii Checkout App: hårdvaruagnostisk webbapplikation som snabbt förvandlar alla dina enheter till betalterminaler. Lösningen är headless API-first, vilket innebär att du kan välja mellan att använda vår app eller skapa en egen
Hii Checkout Engine: samlad pris- och kampanjhantering som sträcker sig över alla kanaler och enheter, så att produkter enkelt kan läggas till eller tas bort ur kundvagnen, oavsett plats eller enhet
Hii Checkout Hub: ett ständigt växande mikrotjänst- och API-bibliotek som hanterar datatrafik och hjälper dig att skräddarsy företagets kassalösningar efter affärsbehoven
Hii Connect: dedikerade mikroservicar och API:er som hjälper dig att integrera POS-systemet med tredjepartstjänster och applikationer, såsom kuponger, presentkort, mobilbetalningar och annat
Hii Retail In Store: dedikerad app som hjälper butikspersonal att hantera kassarelaterade backendprocesser