Så här implementerar du ett lagerhanteringssystem (WMS) på bästa sätt

Vid första anblick kan en WMS-implementation framstå som en enorm utmaning. Och visst, det är en hel del som behöver göras, men med god planering och rätt leverantör blir ditt nya lagersystem ett stort steg framåt utan en alltför jobbig övergång.

Vi är väl medvetna om att många IT-projekt blir kostsamma och drar över tid. Låt inte din WMS-implementation bli ett av dem. I denna guide kan du lära dig hur du implementerar ett lagerhanteringssystem på bästa sätt. Häng med så hjälper vi dig att ta din verksamhet till en helt ny nivå med ett toppmodernt WMS.

Hur lång tid tar en WMS-implementation?

Det är inte lätt att säga eftersom det bland annat beror på företagets storlek, projektets omfattning och valet av WMS-leverantör. Uppskattningen är ungefär 6-12 månader för små och medelstora företag och 12-24 månader för stora och komplexa lager. Vårt lagerhanteringssystem nyce.logic brukar ta ungefär 4-6 månader att implementera, beroende på storlek och kravbild.

En lyckad WMS-implementation i 4 steg

Steg 1: planering och analys

Det första steget i att byta WMS-system är att skapa en implementeringsplan som innehåller målsättningar, krav, begränsningar och annat som påverkar processen.

Implementeringsplanen bör innehålla:

• Affärsmål: börja med att undersöka hur din nuvarande lagerlösning ser ut, och vad du vill förbättra genom att implementera ett nytt WMS. Vad är dina största pain points, målsättningar och krav? Det är viktigt att skapa en komplett bild av vad du vill att det nya systemet ska åstadkomma, samt definiera och kommunicera målen på ett tydligt sätt.
• Intressenter: identifiera organisationens nyckelpersoner gällande WMS-implementationen och få deras input.
• Kostnad och budget: hur stor är budgeten? Tänk på att den bör ha oväntade kostnader och långsiktiga planer i åtanke.
• Implementeringsteam: sätt samman WMS-teamet, inklusive en implementeringsansvarig som leder projektet. Bestäm vilka personer inom teamet som ska vara ansvariga för specifika delar.
• Datamigration och backup: behöver du migrera data från det tidigare systemet? Om så är fallet, hur ska det gå till? Finns det god tillgång till backup ifall något skulle gå fel?
• Tidslinje och nyckelaktiviteter: skapa en kronologisk tidslinje med alla viktiga aktiviteter och deadlines. Håll den något flexibel för att lämna utrymme för oväntade problem och förseningar.

Du behöver även hitta en bra WMS-leverantör med ett system som passar ditt företag. Nu är det dags att matcha systemet mot de krav du sammanställt i din implementeringsplan. Undersök vad andra kunder har att säga om leverantören. Omdömen, recensioner och annan word-of-mouth berättar mycket om vad du kan förvänta dig. Det kan också vara en god idé att välja en leverantör med tidigare erfarenhet av företagets bransch. Slutligen kanske de erbjuder en demo eller gratis provperiod, så att du kan bekanta dig med systemet live?

Steg 2: förberedelse för implementation

Innan du sätter igång med implementationen behöver du titta närmare på ditt nuvarande lagerhanteringssystem och dess processer. Sammanställ lagrets arbetsmetoder och rutiner, så att leverantören av ditt nya WMS-system får en ordentlig bild av verksamheten.

Det är hög tid att fundera över informationen i ditt tidigare system. Kommer du att migrera datan till ditt nya WMS, och hur ska det i så fall gå till? En del företag väljer att börja från början utan tidigare data, medan andra har krav på sig att migrera den, exempelvis av affärsmässiga eller regelmässiga orsaker. Att migrera data mellan olika system kan vara resurskrävande - det är viktigt att göra det på ett effektivt sätt som gynnar företagets affärer.

I denna fas behöver du även fundera över vilka integrationer som krävs. Vad finns det för andra system inom företagets digitala infrastruktur, och hur ska de kopplas samman med ditt nya WMS? Välj ett system som är lätt att integrera, speciellt om du planerar att koppla samman det med andra centrala lösningar inom verksamheten. Du har mycket att vinna på att integrera systemen på bästa sätt, så det är värt att lägga tid och energi på.

Steg 3: implementation

Nu är det dags att installera eller logga in i ditt nya lagerhanteringssystem. Det är viktigt att kontrollera datakvaliteten och dataflöden direkt efter att det gått live, så att du snabbt kan identifiera fel och åtgärda dem innan de påverkar verksamheten.

Det är dessutom dags att migrera data och implementera alla tredjepartsintegrationer som behövs. Sedan behöver du återigen dubbelkolla all information som finns i systemet, inklusive interaktionen i den fysiska butiksmiljön. Om datamigrationen och integrationerna är framgångsrika har du kommit en lång väg med din WMS-implementation.

Med systemet på plats är det dags att börja utbilda personalen. En del av dem behöver lära sig avancerade och specifika funktioner, medan andra klarar sig bra med grundläggande kunskap. Ett användarvänligt WMS-system gör att både tekniska och mindre tekniska användare kommer igång snabbare.

Steg 4: feedback och löpande optimering

När ditt nya WMS-system är implementerat och används inom verksamheten har du verkligen lyckats, men arbetet slutar inte där. Nu är det dags att börja följa upp det för att identifiera förbättringsområden. En del funktioner i systemet fungerar säkert bättre än du tänkt dig, medan andra lämnar saker att önska?

Denna fas är ett utmärkt tillfälle att samla in feedback från både användare och medlemmar i företagets implementeringsteam. Målet är att hela tiden få in nya idéer och optimera systemet, både på kort och lång sikt.

Perioden direkt efter implementationen är också en chans att lära dig mer om utförandet av själva projektet. Hur tyckte implementeringsteamet och andra inblandade att det gick? Vad kan göras bättre nästa gång? Denna information kan vara mycket värdefull för liknande projekt i framtiden.

Slutsats – en lyckad WMS-implementation

Nu vet du mer om de fyra huvudsakliga stegen i en WMS-implementation. Det är värt att planera övergången ordentligt, då rätt val av system ger dig en konkurrensfördel som levererar i många år framöver. Du har mycket att vinna på att implementera ett innovativt lagerhanteringssystem som blickar mot framtiden.

nyce.logic - ett smidigt och skalbart WMS-system

nyce.logic WMS från Extenda Retail är designat för att vara lätt att implementera, så att ni kan komma igång snabbt och smidigt. Det levereras som en cloud-native webbapplikation som kan användas på många olika enheter.

Du får full koll på hela leveranskedjan i realtid, samtidigt som systemet är skalbart och enkelt att integrera med andra lösningar. Det går snabbt att lära sig och det är lätt att implementera ändringar. nyce.logic WMS levererar resultat inom några veckor, istället för att du ska behöva vänta månader (eller år).