Kassasystem (POS) – Den Ultimata Guiden

Har du börjat leta efter ett nytt kassasystem och blivit överväldigad av all information där ute? Du är inte ensam, men nu har du hittat rätt! Våra experter har samlat allt du behöver veta om kassasystem på ett lättförståeligt sätt.

Vi går igenom olika typer av kassasystem, deras funktioner, fördelar samt hur du kan integrera systemet med andra lösningar. Vi delar också exempel på företag som lyckats med sin implementering.

Vad är ett Kassasystem?

Ett kassasystem (POS) är ett nödvändigt verktyg för företag inom detaljhandel, restaurang och andra branscher där transaktioner hanteras. Det består av både mjukvara och hårdvara för att effektivisera försäljning, betalning och lagerhantering.

Ett kassasystem registrerar försäljningar, uppdaterar lagret automatiskt och hanterar betalningar via olika metoder som kreditkort, mobilbetalningar och kontanter.

Kassasystemens utveckling över tid

Från de första kassaapparaterna på 1800-talet till dagens molnbaserade system har kassalösningar genomgått en enorm teknisk utveckling. Modern teknik möjliggör realtidsdata och distanshantering, vilket skapar sömlösa kundupplevelser både online och i butik.

Olika typer av Kassasystem

Här är 8 typer av kassasystem som är anpassade efter olika affärsbehov:

Lokalt (on-premise) Kassasystem

Mjukvaran installeras på lokal hårdvara, vilket ger dig full kontroll över systemets data och anpassning. Lokala kassasystem brukar främst användas inom branscher med specifika behov, exempelvis barer eller restauranger.

Molnbaserat Kassasystem

Molnbaserade kassasystem gör att du kan komma åt din information oavsett var du befinner dig. Systemen uppdateras dessutom automatiskt genom molnet, vilket gör dem säkrare och minskar underhållskostnaderna. De passar extra bra för företag med flera butiker, eller för de som efterfrågar total flexibilitet.

Stationärt Kassasystem

Stationära kassasystem kombinerar mjukvara och hårdvara genom att installera POS-mjukvaran på datorer i butiken. Denna typ av system brukar även inkludera skärm, kassalåda, kvittoskrivare och streckkodsläsare.

Mobila Kassasystem (mPOS

Mobila kassasystem blir allt populärare; tillväxten är stor att marknadsvärdet förväntas vara kring 300 miljarder kronor år 2032. mPOS-lösningar gör att personalen kan hantera transaktioner var som helst i butiken på smartphones eller läsplattor. Det öppnar upp helt nya möjligheter att erbjuda god service, och det är dessutom ett riktigt bra alternativ för popups eller andra platsoberoende butiker. Mobila kassasystem kan också minska köerna genom att erbjuda ett flexibelt alternativ till traditionella kassor.

"Det är fantastiskt hur snabbt vi har förändrat kundresan. Inom tre månader efter lanseringen har 60 % av våra kunder gått över till Coop Scan & Pay-appen, i samarbete med Extenda Retail."

Carita Weiss, Betalningsansvarig, Coop Sverige

Läs hela fallstudien för att lära dig mer om hur mobil Scan & Pay effektiviserade shoppingupplevelsen för en av Sveriges ledande livsmedelskedjor >

 

Bärbart Kassasystem

Bärbara kassasystem ger kunder möjlighet att scanna varor direkt i butiksgångarna och betala i en app eller snabbkassa. Systemen brukar bestå av självscanningsenheter, men det blir allt mer populärt att låta kunderna scanna på egen hand med sin smartphone.

Kassasystem på Surfplatta

POS-funktionalitet på surfplattor är ett annat allt populärare alternativ till traditionella kassalösningar. Surfplattor, såsom iPads, ger personalen full åtkomst till lagerstatus och annan nyttig information oavsett var i butiken de befinner sig. Det öppnar upp möjligheter för merförsäljning, snabba beställningar och flexibla betalningar.

Open Source Kassasystem

kassasystem med open source-arkitektur och -API:er erbjuder blixtsnabba integrationer och skräddarsydda kundupplevelser. Källkoden är enkel att modifiera och utveckla, vilket gör dessa system flexiblare än många andra POS.

Unified Commerce Kassasystem

Dagens kunder förväntar sig enhetliga shoppingupplevelser där känslan är densamma, oavsett om shoppingen sker online eller i fysisk butik. Ett unified commerce-drivet kassasystem gör det lättare att uppnå detta, då det integrerar hela företagets ekosystem, inklusive e-handel, lagerhantering, kundservice och annat.

"Unified retail commerce är den dominerande moderna affärsstrategin som förändrar hur detaljhandelsbranschen ser ut för både retailföretag och konsumenter."

Gartner Research, 2024

Lär dig mer om varför unified commerce är så viktigt i denna rapport från Gartner >

Snabbkassor/självbetjäningskassor

Kunderna genomför sina köp på egen hand, vilket ger kortare väntetider och en mer personlig upplevelse, speciellt i snabbmatsrestauranger, livsmedelsbutiker och detaljhandelsbutiker.

Nyckelfunktioner

Moderna kassasystem ska kunna hantera transaktioner, effektivisera verksamheten, förenkla och förbättra kundens shoppingupplevelse, samt möjliggöra datadrivna beslut.

Här är nyckelfunktionerna som gör ett kassasystem till en central del av din verksamhet:

Transaktionshantering

Effektiv och säker transaktionshantering är en av de viktigaste funktionerna i ett kassasystem. Ett bra POS bör kunna ta emot flera olika betalningsmetoder, exempelvis kortbetalningar, mobilbetalningar, kontaktlösa betalningar och kontanter. Du kan även integrera säkra betalningsgateways med ditt kassasystem för att skydda känslig kundinformation, följa gällande regelverk och stoppa bedrägeriförsök.

Lagerhantering

Ett modernt kassasystem uppdaterar lagernivåerna direkt när en transaktion hanteras, så att de automatiskt justeras i olika kanaler, lager och butiker.

Det ger retailföretag möjlighet att automatisera beställningar och produktpåfyllning när varor börjar ta slut för att undvika överlager och lagerbrist. Avancerad POS-teknologi gör det även lättare att upptäcka svinn; företag som använder dem får total överblick över sina lagernivåer och kan stämma av dem mot tidigare nivåer och transaktioner.

CRM-integration

Många kassasystem går att integrera med CRM-mjukvara, vilket är ett bra sätt att bygga starka kundrelationer. Systemen kan också användas för att skapa personliga kampanjer och erbjudanden baserat på kundinformation som köphistorik, demografi och preferenser.

Resursplanering

Ett kassasystem förenklar personalhanteringen genom att samla och följa upp timmar, arbetspass och resultat. Många av lösningarna inkluderar tidsspårningsfunktioner för anställda som gör att de kan registrera sina arbetspass direkt i systemet, vilket ger korrekta löneberäkningar. Det finns också funktioner för att schemalägga skift som minskar behovet av manuell planering och hjälper till att optimera personalhanteringen.

Rapportering och analys

POS-mjukvara samlar in data som hjälper dig att analysera försäljningstrender, identifiera populära varor och förutse intensiva perioder. Rapporterna ger företagsledare verktygen de behöver för att skapa försäljningsprognoser, optimera lagernivåer och anpassa sina marknadsstrategier.

Ett molnbaserat kassasystem ger retailföretag full tillgång till realtidsinformation som gör att de smidigt kan följa upp verksamheten på olika nivåer - exempelvis butik- eller avdelningsnivå - och sätta in lämpliga åtgärder.

Fakturering

kassasystemet fungerar som en central plats där du kan samla all produkt- och kunddata. Skapa inköpsorder och fakturor direkt i mjukvaran där informationen automatiskt matchas mot lagernivåer i realtid för att minska risken för misstag. En del POS-lösningar stödjer även anpassade kundbeställningar (se mer nedan), reparationer, försändelser, uthyrning och lageröverföringar.

Kundbeställningar

Missa aldrig ett försäljningstillfälle igen; använd kassasystemets funktioner för att låta kunder “reservera” eller beställa slutsålda produkter. När produkten åter finns i lager kan personalen gå igenom beställningarna och kontakta kunderna direkt, vilket ökar försäljningen och bygger bättre kundrelationer.

Leverantörsbeställningar

Med rätt POS kan du hantera dina leverantörsbeställningar på ett smidigare sätt. Scanna artiklar som är på väg att ta slut, dela produktegenskaper som pris, mängd och SKU-nummer, och gör beställningen direkt i kassasystemet. Detta arbetssätt effektiviserar processerna och sparar massa tid.

AI-funktioner

Toppmoderna kassasystem använder AI-verktyg för att analysera affärsdata och optimera processer. Trender i kundernas köpbeteende, lageravvikelser, säsongsvariationer och annan viktig information uppmärksammas i ett tidigt stadium så att ansvariga på företaget alltid kan fatta datadrivna beslut och ligga steget före.

AI-teknologi kan integreras i alla delar av shoppingresan, hela vägen från anpassad marknadsföring till stöld- och bedrägeriskydd och automatiserade snabbkassor som själv känner igen produkter vid utcheckningen utan att kunderna själva behöver scanna dem eller hitta dem i menysystemet.

Butikshantering

Kassasystem är extra nyttiga för företag som hanterar flera olika butiker, då de samlar all produkt- och kunddata på en och samma plattform. Moderna POS kan skala upp och ned i takt med din verksamhet, vilket gör det lättare att hantera förändringar och trender på ett smidigt sätt. Det är enkelt att uppdatera information kring prissättning, kampanjer och annat med ett enda knapptryck som genomför ändringen i alla butiker. Systemet gör det även möjligt att sätta upp lokala eller specifika kampanjer som erbjuder kunderna en personlig upplevelse.

Fördelar med kassasystem

Att implementera ett riktigt bra kassasystem har så mycket mer att erbjuda än att bara hantera transaktioner.

1. Öka vinsten markant

Rätt kassasystem kan minska verksamhetens kostnader dramatiskt och öka omsättningen. Systemet hjälper dig att:

• Effektivisera processer, automatisera uppgifter och minska antalet misstag
• Hantera lagret på ett bättre sätt och undvika lagerbrist eller överlager
• Erbjuda personliga shoppingupplevelser som ger återkommande kunder och högre genomsnittsköp
• Ta välinformerade affärsbeslut med utgångspunkt i tydliga och korrekta rapporter

2. Erbjud kundupplevelser i världsklass

Ett effektivt kassasystem minskar köerna till butikskassorna, vilket skapar en smidigare shoppingupplevelse som ger återvändande kunder och minskar stressen för personalen. Många moderna system går dessutom att integrera med lojalitetsprogram så att du kan belöna återkommande kunder och stärka varumärkesengagemanget. Integrationerna levererar anpassade kundupplevelser och ökar försäljningen.

Dina kunder kommer ihåg och påverkas av flexibla och smidiga butiksupplevelser. Toppmoderna teknologier som mobila POS-lösningar och Scan & Go ger kunder möjlighet att slutföra köp var som helst i butiken utan att stå i kö, vilket ger dem total kontroll över hur de handlar.

"Studier visar att 89% av kunderna mer sannolikt återvänder vid en positiv kundupplevelse."

3. Ökad effektivitet

Kassasystem kan dessutom bidra till att öka personalens produktivitet och effektivisera verksamheten:

• Sömlösa kassaupplevelser
• Effektiv streckkodsläsning, beräkning av totalbelopp, samt hantering av betalningar och rabatter
• Mjukvaran gör att priser och kontakter inte längre måste hanteras manuellt, vilket minskar antalet misstag
• Personalen behöver inte befinna sig kring kassorna hela tiden - de kan istället lägga sin tid på arbetsuppgifter som skapar mer värde, eller betjäna kunder online genom appen

4. Skärpt datasäkerhet

Säkra kassasystem är utvecklade för att skydda din känsliga information, och använder kryptering för att skydda kreditkortsuppgifter och annan kunddata under transaktioner. 

De flesta moderna kassasystemen följer säkerhetsstandarden PCI DSS (datasäkerhetsstandard för betalkortsindustrin), som säkerställer att företag uppfyller strikta riktlinjer för att skydda kortinnehavarens information. Standardens höga krav bidrar till att skydda företag och kunder mot dataintrång och bedrägerier.

Säkerhetsmedvetna leverantörer brukar även följa ISO 27001, en världsledande standard inom informationssäkerhet.

Därför ska du välja ett modernt kassasystem av högsta kvalitet

Ditt företag har mycket att vinna på att implementera ett riktigt bra kassasystem, speciellt ett som matchar dess affärsbehov. Här är några av de största fördelarna.

Effektivt och felsäkert

Ett modernt kassasystem effektiviserar företagets processer och minskar mängden manuellt arbete samt manuella misstag. Använd den sparade arbetstiden till andra, mer värdeskapande arbetsuppgifter istället.

Bokförings- och rapporteringsintegrationer

Kassasystem kan integreras med företagets bokförings- och rapporteringsrutiner, vilket minskar antalet manuella fel och effektiviserar bokföringsprocessen. Integrationen gör det mycket enklare att följa upp försäljning, kostnader och vinst. Processerna blir effektivare, men du får även bättre kontroll över företagets ekonomi.

Hantering av rabatter, kampanjer och erbjudanden

Med ett riktigt bra kassasystem kan du implementera och hantera rabatter, kampanjer och lojalitetsprogram på ett smidigt sätt. Systemets funktioner gör det effektivare än någonsin tidigare, och minskar det manuella arbetet samt antalet misstag.

Rapporter och analysfunktioner

Ett modernt kassasystem ger dig tillgång till omfattande rapporter och analysfunktioner. Du får allt som behövs för att snabbt och enkelt kunna generera försäljningsrapporter, kundanalyser och lagerrapporter. All information som behövs för att ta välgrundade, strategiska affärsbeslut finns tillgänglig direkt i systemet.

Högre säkerhet

Säkerhet är ännu en god orsak att välja ett riktigt bra POS, då du exempelvis kan få tillgång till krypteringsteknologi. Systemen kan också hjälpa dig att upptäcka och rapportera avvikelser eller misstänkta händelser i kassorna, vilket minskar förluster till följd av stöld eller bedrägeri.

Förbättrad kundupplevelse

Dagens retailkunder har höga förväntningar och uppskattar smidiga kassaupplevelser, men definitionen av en “smidig upplevelse” skiljer sig mellan olika kunder. kassasystemet kan hjälpa dig att utvärdera dina kunders olika preferenser, såsom konsumentbeteende och betalningsmetoder. Använd informationen för att snabba på köpprocessen och skapa anpassade kampanjer och erbjudanden.

Försäljning i flera olika kanaler

Ett modernt POS kan också hjälpa dig att skapa en samlad, likartad kundupplevelse i dina olika säljkanaler, vilket uppskattas av kunderna. Molnbaserade kassasystem är ett perfekt verktyg för att åstadkomma detta.

Branschanpassade kassalösningar

Branschanpassade POS-lösningar gör att företag kan erbjuda skräddarsydda kundupplevelser och hänga med i de senaste trenderna inom affärsområdet.

Branschanpassade kassalösningar

Branschanpassade POS-lösningar gör att företag kan erbjuda skräddarsydda kundupplevelser och hänga med i de senaste trenderna inom affärsområdet.

1. Retail 

Retailers behöver kassasystem som effektiviserar verksamheten, samt erbjuder riktigt bra lagerhantering och kundupplevelser. Ett POS för retailers brukar inkludera:

• Streckkodsläsare för korrekt identifikation och inläsning av produkter
• Prishanteringsfunktionalitet för att justera priser och säkerställa att de ligger på samma nivå i alla butiker
• Lojalitetsprogram för att identifiera, följa upp och belöna återkommande kunder
• Lagerhantering för att upptäcka svinn och kontrollera lagernivåer
• Rapportering och analys som hjälper dig att förstå kundbeteendet och anpassa marknadsföringsstrategierna därefter

2. Restaurant 

POS-system för restauranger måste kunna hantera komplexa processer i ett högt tempo. Här är några av de viktigaste funktionerna:

• Bordshantering för att placera gäster vid olika bord, spåra beställningar och hantera utplacering av gäster
• Lösningar för att enkelt kunna dela notor
• Beställningsuppföljning som är direkt sammankopplad med köket och snabbar på servicen
• Mobila POS-alternativ (mPOS) för ökad produktivitet
• Smarta rapporter som gör det lätt för ansvariga att utvärdera resultat och servicenivå

3. Livsmedel & dagligvaruhandel

Livsmedelsaffärer kräver kassasystem som identifierar produkter på ett snabbt och korrekt sätt. De måste dessutom kunna integreras med vägningssystem och erbjuda en effektiv kundupplevelse. Ett POS som är anpassat för livsmedel & dagligvaruhandel har verktyg och funktioner för att:

• Läsa in produkter blixtsnabbt
• Integrera systemet med vågar för snabba och korrekta kassaupplevelser
• Följa upp och optimera varunivåer genom smart, synkroniserad lagerhantering
• Använda olika betalningsmetoder, vilket ger en riktigt flexibel kassaupplevelse
• Erbjuda kunderna snabbkassor och självbetjäning som snabbar på transaktioner, minskar köer och ökar kundnöjdheten

"Tack vare vårt POS-system kan kunderna anpassa sin shoppingresa och använda samma välbekanta kassalösningar i alla våra butikskoncept – från stormarknader till närbutiker - vilket gör betalningarna jätteenkla.”

Nathalie Louis, Head of Customer Care & Checkout, Auchan Retail

Lär dig mer om hur den globala dagligvaruhandelskedjan Auchan Retails förbättrade sin kundupplevelse i butikerna och gjorde det smidigare att handla med hjälp av sitt POS-system >

 

4. Hotell

Hotellbranschen ställer speciella krav på POS-system. Systemen behöver exempelvis kunna hantera funktioner för bokningar, specifika önskemål och rumsservice.

Ett POS-system för hotell bör erbjuda:

• Rumsbokning och rumshantering som garanterar smidig in- och utcheckning
• Funktioner som gör det enkelt för gäster att boka bord på restaurangen eller beställa rumsservice med hjälp av hotellpersonal eller enheter på rummet
• Synkronisering av gästernas information som gör det enklare att tillgodose särskilda önskemål, rumsarrangemang och specialkost

5. Gör det själv & heminredning

Heminredning, renovering och andra gör det själv-projekt blir allt populärare. I takt med ökande efterfrågan måste företag hänga med i utvecklingen och investera i POS-system som erbjuder gör det själv-kunder effektiva, minnesvärda shoppingupplevelser.

POS-system inom gör det själv & heminredning bör innehålla:

• Funktioner för att snabbt söka bland produkter och hantera SKU:er (lagerhållningsenheter) överallt i butiken
• Stöd för skräddarsydda beställningar, inklusive flexibla priser och varuspårning
• Leverans- och spårningsintegrationer som gör att kunderna enkelt kan följa sina beställningar, oavsett om det handlar om Click & Collect eller hembeställning
• Stöd för självscanning eller bärbara produktläsare som gör att kunder slipper transportera stora eller otympliga varor till kassan

Hur hittar du rätt POS-system för ditt företag?

Ett passande POS-system hjälper dig att förverkliga dina affärsstrategier och sätta kundernas upplevelse i centrum.

Här är stegen du bör tänka på för att hitta rätt POS-leverantör:

1. Identifiera och sammanställ dina affärsbehov

Det första steget innan du börjar välja leverantör är att titta närmare på dina specifika affärsbehov och målsättningar. Vilka typer av upplevelser vill du erbjuda dina kunder? Omnikanalshopping? Flexibla och mobila betalsätt? Möjlighet att hantera varierande transaktionsvolymer under olika perioder?

Behoven skiljer sig åt mellan olika företag och branscher. Att identifiera affärsbehoven är viktigt för att hitta ett POS som passar företagets affärsmodell och möter dess utmaningar på ett bra sätt.

2. Sätt samman en budget

Du behöver så klart hitta en lösning som passar din budget, och de två vanligaste modellerna är månadsprenumeration eller engångsbetalning. Molnbaserade POS-system har ofta en månads- eller årsavgift som inkluderar mjukvaruuppdateringar och support. Traditionella on-premise-system som installeras lokalt brukar istället ha en engångskostnad för mjukvaran, där kostnader för underhåll och uppdateringar tillkommer senare.

Det är viktigt att titta närmare på kostnader som hårdvara, support och uppgraderingar så att du inte blir överraskad längre fram. Kom fram till vad du har råd med, men även vilka funktioner olika system har att erbjuda för pengarna.

3. Jämför olika leverantörer

Olika POS-leverantörer skiljer sig åt, och det är viktigt för företag att jämföra alternativ utifrån sina unika affärsbehov. Försök att hitta leverantörer med funktioner som matchar dina affärsbehov, exempelvis avancerade rapporter, kundhantering eller e-handelsintegrationer.

Support har också avgörande betydelse; välj en leverantör med snabb och hjälpsam kundservice för att undvika kostsamma problem med ditt POS-system, såsom driftstopp med direkt påverkan på företagets försäljning och varumärke. Sist men inte minst: hur ser POS-systemets integrationsmöjligheter ut? Kommer det att fungera bra med din nuvarande IT-arkitektur?

4. Funktioner som du måste ha

Sammanställ de funktioner som du absolut inte kan vara utan. Vår erfarenhet är att retailföretag framför allt prioriterar två saker: skalbarhet och flexibilitet, samt integrationer med övriga affärssystem.

5. Skalbarhet och flexibilitet

Ett växande företag behöver ett skalbart POS-system som snabbt kan anpassa sig. Titta närmare på skalbarheten; klarar det av att hantera upp- och nedgångar i transaktionsvolym, antal butiker eller personal? Flexibilitet är också mycket viktigt. Hitta ett POS-systemd där du enkelt kan lägga till nya funktioner eller tjänster, såsom mobila POS eller e-handelsintegrationer.

6. Integration med nuvarande system

Integrationen med dina nuvarande system har avgörande betydelse för en smidig och effektiv POS-implementation. POS-lösningen måste kunna integreras med CRM-system, redovisningsssystem eller lagerhanteringssystem för att fungera optimalt och minska den manuella datahanteringen. System som är kompatibla redan från början sparar tid och minskar integrationskostnaderna.

Vilken hårdvara behöver du?

Ett POS-system är så mycket mer än bara mjukvara; det består även av diverse hårdvarukomponenter för att hantera transaktioner och försäljning, samt andra uppgifter inom verksamheten. Här hittar du en översikt av olika hårdvarukomponenter i ett POS-system och dess funktioner.

1. Kvittoskrivare

Du måste ha kvittoskrivare för att kunna erbjuda utskrivna transaktionskvitton. POS-system brukar ha någon av dessa två typer av skrivare: 

Termoprinters

Termoprinters använder värme för att lägga in text och bilder på termopapper. Deras storlek, diskreta ljudnivå och effektivitet gör dem till ett bra alternativ för små butiker med begränsat utrymme. Termoprinters är en kostnadseffektiv lösning för företag med höga transaktionsvolymer, då de är enkla att använda och det endast behövs en pappersrulle och inga bläckpatroner. 

Slagskrivare

Slagskrivare, eller matrisskrivare, använder färgband för att skapa kvitton. Dessa skrivare är mer motståndskraftiga i krävande miljöer, exempelvis kök, vilket gör dem till ett kostnadseffektivt och slitstarkt alternativ.

2. Streckkodsläsare

Streckkodsläsare läser och översätter information från streckkoder, exempelvis genom bärbara enheter eller snabbkassor. Det finns flera olika typer av streckkodsläsare, och valet beror oftast på verksamhetens behov:

Streckkodsläsare med sladd

Streckkodsläsare med sladd passar perfekt för stationära kassor, såsom traditionella kassor eller backoffice-datorer.

Trådlös streckkodsläsare

Du kan koppla dessa bärbara scanners till ditt POS-system med BlueTooth eller Wi-Fi och få större frihet att scanna in artiklar eller stämma av lagersaldot direkt i butiken eller på lagret.

Streckkodsläsare med laserteknik

Laserscanners kan vara bärbara eller stationära och läser av streckkoder även när de inte är jättenära läsaren. Lasertekniken använder speglar och linser för att scanna in streckkoder på upp till 60 centimeters avstånd.

Streckkodspenna (penwand)

En streckkodspenna är en enkel och hållbar streckkodsläsare. Läsaren behöver vara nära streckkoden och korrekt vinklad för att läsa av den.

Kortläsare

En stationär streckkodsläsare där produkten dras igenom läsaren för hand. 

Bildläsare

Bildläsare, eller kameraläsare, använder en liten kamera på läsaren för att identifiera en bild av streckkoden.

CCD-scanner

CCD-scanners används framförallt inom retail. De läser in streckkoder bättre än pennor och andra läsare och har ett pistolliknande gränssnitt.

1D/2D-scanners

1D-scanners läser in traditionella streckkoder som används till många retailprodukter, medan 2D-scanners kan hantera QR-koder och andra avancerade format. 

3. Kassalådor

Idag handlar de flesta med kort eller digitala plånböcker, men många företag behöver även kunna hantera kontanter på ett säkert sätt med sitt POS. Några av fördelarna med en integrerad kassalåda för kontanter är:

Säkerhet

Kassalådor ser till att endast auktoriserad personal kommer åt kontanterna, vilket minskar stöldrisken.

Effektivitet

Lådor som öppnas automatiskt vid kontanttransaktioner snabbar på kassorna och ger en effektivare verksamhet.

Korrekt kontanthantering

Många POS-system använder lådan för att följa upp kassaflödet, vilket gör det enklare för företag att hantera sina kontanter, göra dagliga avstämningar och upptäcka avvikelser.

4. Betalterminaler och kortläsare

Mängden kort- och mobilbetalningar fortsätter växa, och teknologin du väljer för att hantera dem blir viktigare och viktigare. Här är några av sätten du kan hantera kortbetalningar:

EMV-enheter

EMV-enheter (Europay, Mastercard, Visa) kan läsa chipkort och erbjuder hög säkerhet genom att kryptera kortinformationen. EMV har blivit den standard som används av företag som vill försäkra sig om att deras korttransaktioner är säkra.

NFC-enheter

NFC-enheter (Near Field Communication) kan ta emot kontaktlösa betalningar så att kunder kan betala med mobila plånböcker som Apple Pay eller Google Wallet. NFC-enheter är både smidiga och effektiva, speciellt idag när allt fler kunder använder kontaktlösa betalningsmetoder. 

Mobila kortläsare

En mobil kortläsare som ansluts till smartphones och surfplattor är en prisvärd och smidig bärbar lösning för företag i rörelse, såsom foodtrucks eller pop-up-butiker. Mobila kortläsare brukar ta emot både chipbetalningar och kort som dras, vilket ger en hög flexibilitet.POS-terminaler

En POS-terminal är en fysisk enhet som gör att företag kan hantera de betalningar som krävs för att kunder ska kunna slutföra sina köp. De två ledande typerna av POS-terminaler är:

Stationära POS-system

Traditionella, stationära POS-terminaler brukar vara ganska stora och har egen skärm och fysiskt tangentbord. De passar företag med höga transaktionsvolymer, exempelvis butiker eller restauranger.

Vilka andra system kan du integrera ditt POS med?

Det finns många fördelar med att integrera ditt POS-system med annan central affärsmjukvara. Framför allt handlar det om att skapa en effektivare verksamhet som erbjuder en samlad upplevelser för kunder och personal. Här är några av de viktigaste POS-integrationerna:

1. Integration med redovisningssystem

Genom att integrera ditt POS-system med redovisningsmjukvara som QuickBooks, Xero eller FreshBooks kan du snabbt och smidigt förenkla ditt företags ekonomihantering. Din försäljningsdata flyttas till redovisningssystemet automatiskt, vilket minskar behovet av manuell hantering, och därmed även manuella misstag. Här är några av de största fördelarna med en sådan integration:

• Finansiell rapportering i realtid
  Använd modern automatiseringsteknologi för att synka försäljning, returer, skatter och andra finansiella transaktioner så att redovisningen alltid är korrekt och uppdaterad
• Automatiserade fakturor och fakturaavstämningar
  Integrationen gör fakturering och fakturaavstämningar enklare genom att matcha försäljningen i POS-systemet med transaktioner och insättningar. Det hjälper företag att snabbt identifiera avvikelser, undvika förluster och spara tid.
• Löne- och kostnadsuppföljning
  En integration mellan POS- och redovisningssystem gör det enklare att följa upp utgifter som löner, leverantörsbetalningar och andra verksamhetskostnader.

2. E-handelsintegration

Framväxten av unified commerce gör att POS-system måste kunna integreras med e-handelsplattformar för att kunna leverera samma upplevelse online och i fysisk butik. Om du kopplar samman plattformar som Shopify, WooCommerce eller Magento med ditt POS i butik kan du:

• Samla din lagerhantering
  Om du integrerar din e-handelsplattform och ditt POS-system kan du synkronisera lagerstatusen i alla säljkanaler. Varje gång en produkt säljs online eller i butik uppdateras dess status i realtid, vilket motverkar överförsäljning och andra avvikelser.
• Använda varje kanal som försäljningskanal
  Integrationen gör att företag kan erbjuda flera tjänster, såsom onlineköp, upphämtning i butik eller utskick från butik. Den ökade servicenivån förbättrar kundupplevelsen och möjliggör returer eller byten i fysisk butik, även om produkterna köps online = sann unified commerce.
• Centralisera din kunddata
  E-handelsintegrationer gör att du kan följa upp och samla in kundinformation både online och offline, vilket ger värdefulla insikter i kundernas köpbeteende och preferenser. Det är ett utmärkt verktyg för att skapa anpassade marknadsstrategier som gör att kunderna återkommer, gång på gång.

3. Integration med marknadsföringssystem och lojalitetsprogram

Integrera ditt POS-system med marknadsföringsverktyg (exempelvis Mailchimp eller HubSpot) eller mjukvara för lojalitetsprogram för att öka kundernas engagemang och göra att de återkommer. Så här kan du använda integrationerna för att erbjuda en bättre kundupplevelse:

• Skräddarsydd e-postmarknadsföring
  Koppla samman ditt POS-system med din plattform för e-postmarknadsföring för att använda kunddata som köphistorik, besöksfrekvens och preferenser till att sätta upp riktade marknadsföringskampanjer.
• Automatiserade lojalitetsprogram
  Att integrera POS-system med mjukvara för lojalitetsprogram gör det enkelt för företag att följa upp köp, lojalitetspoäng och poänganvändning. Integrationen gör det lättare att hantera lojalitetsprogram och ser till att poängen delas ut på rätt sätt, samt att de är lätta att lösa in vid köp.
• Ökat engagemang och återkommande kunder
  POS-system som är integrerade med marknadsföringsplattformar kan hjälpa företag att sätta upp automatiserade uppföljningskampanjer, såsom tackmejl efter köp eller påminnelser om kommande kampanjer. När lojalitetsprogrammen är sammankopplade med POS-systemet leder det dessutom till ökad försäljning, då systemet belönar kunder som gör många köp eller rekommenderar företaget till andra.

“Retailers som använder sig av en enhetlig handelsstrategi säljer inte bara produkter, utan skapar upplevelser som ger genklang på olika europeiska marknader, vilket gör att deras varumärke förblir relevant och tilltalande.”

2024 Benchmark: Unified Commerce för specialvaruhandeln i Europa, av INCISIV Läs hela rapporten >

4. Marketing and loyalty program integration

Integrating your POS with marketing tools (like Mailchimp or HubSpot) and loyalty program software can increase customer engagement and drive repeat business. Here’s how these integrations better serve your customers:

• Personalized email marketing
  By connecting your POS system to an email marketing platform, you can use customer data such as purchase history, frequency of visits, and preferences to create targeted marketing campaigns.
• Automated loyalty program
  POS integration with loyalty program software allows businesses to automatically track customer purchases, reward points, and redemption activity. This simplifies the management of customer loyalty programs, ensuring that points are accurately awarded and easily redeemed at checkout.
• Customer engagement and retention
  POS systems integrated with marketing platforms can help businesses create automated follow-up campaigns, such as post-purchase thank-you emails or reminders for upcoming sales. Loyalty programs tied to the POS also encourage repeat visits by rewarding customers that make frequent purchases or refer a friend.

"Vi driver många olika kampanjer. Med tanke på Plantagens storlek och de långa avstånden mellan våra butiker går det inte att ha exakt samma kampanjer i alla butiker. Hii Retail POS gör att vi kan hantera variationerna på ett klockrent sätt.”

Olav Fyldeng, Chief Information Officer, Plantagen

Lär dig mer om hur Plantagen levererar en sömlös omnikanalsupplevelse med skräddarsydda kampanjer >

 

Moderna kassasystem måste vara säkra

Dagens digitala landskap kräver att ditt POS-system gör mer än bara skyddar din känsliga information. Det behöver bygga förtroende, följa gällande regelverk och leverera en riktigt bra kundupplevelse. Här är några viktiga saker ett bra POS kan göra för att skydda ditt företag och dina kunder:

1. Datakryptering
Kryptering hjälper dig att skydda känslig information som kreditkortsnummer och personuppgifter så att endast auktoriserade system kan tolka den. Kunderna kan vara säkra på att deras uppgifter är skyddade under hela betalningsprocessen.

2. PCI-efterlevnad
Alla företag som hanterar kortbetalningar måste följa PCI DSS-regelverket (Payment Card Industry Data Security Standard). Om du har ett modernt POS-system är det enkelt att följa PCI, förenkla verksamheten och se till att betalningarna alltid är säkra.

3. ISO 27001-certifiering
En ISO-27001-certifiering visar att ditt företag engagerar sig i att hantera sin information enligt allra högsta standard. POS-system med denna certifiering har omfattande åtgärder på plats för att skydda känslig information och minimera säkerhetsrisker.

4. Bedrägeriskydd
Dagens moderna POS-system använder avancerad teknologi för att identifiera och motverka bedrägerier.

Framtidens POS-teknologi

Det sker hela tiden nya innovationer inom POS-teknologi som gör att företag kan arbeta effektivare, samt erbjuda bättre service och mer personliga kundupplevelser.

Här är några av de största innovationstrenderna inom POS-system:

1. 1. AI och maskininlärning
      Artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML) kommer att vara viktiga delar av framtidens POS-lösningar. Teknologierna kommer att förändra hur företag samlar in och använder data, exempelvis genom att analysera kunders shoppingbeteende på nya sätt och leverera skräddarsydda rekommendationer. Maskininlärning gör det även enklare att upptäcka misstänkt beteende i butiken; personalen får snabbt reda på det och kan ingripa, vilket minskar mängden svinn och stölder.
      
   2. Kontaktlösa betalningar
      Nästa generations POS-system kan integreras med NFC-teknologi (Near-Field Communication) som gör att kunder kan betala med mobila plånböcker som Apple Pay och Google Pay. Det räcker med att blippa med enheten, vilket är mycket enklare än traditionella kort- eller kontantbetalningar. Detta ger en förbättrad kundupplevelse.

   3. Blockchain och kryptovalutor
      Blockchainteknologi gör att transaktioner kan registreras på ett säkert och transparent sätt, vilket ökar dataintegriteten och minskar risken för bedrägerier. När företag integrerar blockchain i sina POS-system kan det effektivisera betalningshanteringen, öka säkerheten och få bort kostsamma mellanhänder.
   4. Augmented reality (AR)
      AR-teknologi erbjuder en spännande och levande shoppingupplevelse där kunder kan visualisera produkter i realtid. Företag som integrerar AR i sina POS-system kan leverera interaktiva upplevelser där den fysiska och digitala världen kommer närmare varandra än någonsin tidigare.

Vanliga utmaningar vid implementation av kassasystem

1. Tekniska implementationsutmaningar
   Det kan vara komplicerat och tidskrävande att få ett nytt POS-system på plats, speciellt för företag som tidigare haft ett omodernt system eller aldrig tidigare haft ett POS över huvud taget. Några vanliga utmaningar är:

• Datamigration
  Det kan vara utmanande att föra över data från ett tidigare system på ett bra sätt. Felaktig eller ofullständig data i ditt POS kan leda till driftstörningar längre fram.
• Systemanpassning
  En del verksamheter kräver anpassad funktionalitet eller mjukvaruintegrationer, exempelvis med redovisningssystem, CRM-system och e-handelssystem. Om dessa teknologier inte fungerar väl ihop kan det orsaka problem med implementationen.
• Hårdvaru- och mjukvarukompatibilitet
  POS-hårdvara såsom skrivare, läsare och betalterminaler måste vara kompatibla med den nya mjukvaran. Ibland kan detta orsaka utmaningar, speciellt hos företag som använder gammal utrustning.

2. Personalutbildning
Även om du har ett toppmodernt POS-system måste personalen kunna använda det på bästa sätt för att du ska få ut maximalt av det. Det blir svårt utan goda utbildningsrutiner. Några av de vanligaste utmaningarna inom detta område är:

• Övergångsperiod och vanor
  Det kan ta tid för personalen att vänja sig vid ny teknologi, speciellt om de tidigare haft andra typer av system eller manuella processer.
• Utbildningstid
  Verksamheten kan bli mindre effektiv under utbildningsperioden, speciellt inom branscher med högt tempo, såsom detaljhandel och hotell/restaurang.
• Otillräcklig användning
  Moderna POS-system har mycket att erbjuda, och det är ett misstag att inte lära personalen att använda dem på djupet. Ordentlig och regelbunden utbildning gör att personalen kan använda POS-systemets alla funktioner, vilket är det bästa sättet att arbeta effektivare, förbättra lagerhanteringen och få användbara kundinsikter.

3. Downtime och driftstörningar
Att undvika driftstörningar och avbrott är en av de största utmaningarna för företag som använder POS-system. Oavsett orsak är det ett allvarligt hot som kan påverka verksamheten negativt på flera sätt:

• Minskad försäljning
  När POS-systemet ligger nere kan du inte hantera transaktioner, vilket leder till minskad vinst.
• Missnöjda kunder
  Långa köer och tekniska problem i kassan leder till irriterade kunder och en sämre butiksupplevelse.
• Verksamhetsstörningar
  Om hela POS-systemet ligger nere kommer ingen åt viktiga funktioner som lagerhantering, scheman och annat, vilket gör det svårt att driva verksamheten på ett effektivt och organiserat sätt.

Slutsats

Sådär, nu vet du säkert en hel del mer om POS-system, och det kanske är dags för ditt företag att investera i ett best of breed POS? Hii Retail är en cloud-native, headless och modulär kassalösning. Systemet sätter alltid kunderna i centrum, oavsett hur, var och när de handlar.

Kontakta våra experter redan idag för att få en personlig demo av Hii Retail >