Den ultimata guiden till WMS-system

Det är utmanande att driva sitt lager på bästa sätt, och ett riktigt bra WMS-system är en ovärderlig del av att lyckas. Ett WMS är mer än bara mjukvara; det är en grundsten i en effektiv verksamhet med smidiga arbetsflöden, god lagerhantering och precisare arbete inom alla funktioner. Dagens marknad kräver att saker görs på ett effektivt och felfritt sätt. Därför kan implementationen av ett riktigt bra WMS vara det som gör ditt lager till en väloljad maskin.

Denna guide går på djupet inom allt som har med lagerhanteringssystem att göra, allt från att förstå dess funktioner till olika typer av WMS. Oavsett om du är här för att hitta sätt att optimera ditt lagerflöde, minska kostnader eller förbereda din verksamhet för kommande utmaningar kan du hitta praktiska insikter som hjälper dig att ta ditt lager till nästa nivå.

Vad är ett WMS?

Ett bra WMS-system är som sagt en grundsten i en effektiv lagerverksamhet. Systemen använder den senaste teknologin inom området för att få varor och material att röra sig genom lagret på ett så smidigt och kostnadseffektivt sätt som möjligt. De samlar funktioner för lagerhantering, orderuppfyllelse och distribution i en och samma lösning, så att varor kan lagras, hittas och transporteras effektivt och korrekt. Målet är att förbättra hela verksamheten genom att erbjuda bättre insyn och större kontroll, vilket ger ökad lönsamhet och kundnöjdhet.

Varför är det viktigt att välja ett passande WMS-system av hög kvalitet?

Valet av WMS-system har enorm betydelse för din lagerverksamhets dagliga drift, då lagret använder systemets teknologi för att effektivisera arbetsflöden, optimera resurshanteringen och stödja beslutsfattandet.

Ledande WMS-lösningar gör lagret bättre genom att optimera materialflödet, minska antalet manuella fel och ge de ansvariga mer kontroll över verksamheten; alla dessa saker bidrar till bättre resultat.

De största fördelarna med ett riktigt bra WMS-system

Ett WMS-system är nödvändigt för att optimera leveranskedjan (supply chain management, SCM) genom att hantera orderuppfyllelserprocesser, hela vägen från råmaterial till att skicka iväg färdiga varor.

Plockning och packning står för en stor del av lagrets arbete och kostnader (vissa uppskattningar är så höga som över 50%). Om du har ett passande WMS-system kan du använda modern teknologi för att effektivisera hela processen. När produkter rör sig snabbare genom lagret med mindre manuellt arbete inblandat gör det stor skillnad för lönsamheten. 

Modern WMS-mjukvara förbättrar lagerhantering, orderuppfyllelse och distribution, och ser till att varor lagras, hämtas och transporteras på ett effektivt och korrekt sätt. Systemet är den centrala punkten i din logistikhantering som ger dig en realtidsöverblick över ditt lager och dina resurser.

 

Här är några av de största fördelarna med WMS-system:

• Ökad insyn i lagret med full kontroll över dina olika kanaler gör att du bland annat kan optimera lagernivåerna och förbättra företagets interna processer på ett datadrivet sätt

• Minskade kostnader till följd av en mer effektiv verksamhet bidrar till ökad lönsamhet genom att spara tid och minska personalkostnaderna

• Förbättrad beställningshantering minskar antalet manuella misstag, mängden arbete som behöver läggas ned på varje beställning och ökar kundnöjdheten

• Snabbare orderuppfyllelse tack vare effektivare plockning och packning, realtidshantering, optimerad uppgiftshantering, m.m., vilket ger ökad kundnöjdhet

Olika typer av WMS-system

Best of breed (standalone) WMS

Best of breed WMS är mjukvaruapplikationer som arbetar självständigt och hjälper dig att hantera och optimera din lagerverksamhet. Systemen är fokuserade på logistik och erbjuder detaljerade realtidsinsikter som hjälper dig att förbättra lagerdriften.

Dessa WMS-lösningar har stöd för bred och avancerad funktionalitet när det gäller lagrets processer, såsom att ta emot inkommande varor, hyllplacering, plockning & packning, påfyllning och lagerhantering. De har dessutom stöd för en mängd andra funktioner, exempelvis hantering av mervärdestjänster, personalhantering, farligt gods, tredjepartsfakturering och annat. Systemen hjälper dig att vässa lagrets processer och utnyttja varje kvadratmeter av utrymmet på bästa sätt.

Följden är att varje kvadratmeter av lagerutrymme och dess processer hanteras och optimeras i ett och samma system. Många best of breed WMS kan även integreras med andra system som ERP-system och TMS-system för att ge bredare överblick och bättre koordinering inom verksamheten.

WMS-funktionalitet som ERP-modul

Du kan även hantera ditt lager med en WMS-modul som är del av ett ERP-system. Då WMS-funktionaliteten är del av ett bredare ERP kan modulen direkt kopplas samman med andra affärsprocesser, såsom inköp, redovisning och försäljning. Det kan vara ett bra alternativ för organisationer med enkel eller småskalig logistik, där det inte är en central del av verksamheten. Men om du väljer en sådan lösning måste du ha i åtanke att systemets logik i grund och botten är ERP-logik; det fokuserar alltså mer på finansiella processer än lager och logistik.

WMS-funktionalitet som supply chain-modul

WMS-funktionalitet kan även levereras och hanteras som del av ett bredare SCM-system (supply chain management). Denna typ av lösning gör att din lagerhantering blir tätt sammankopplad med andra funktioner i leveranskedjan, exempelvis transport, inköp och efterfrågeplanering. Det samlade arbetsflödet ger en god överblick, men SCM-moduler erbjuder troligen inte lika många avancerade lagerfunktioner som dedikerade WMS-lösningar, beroende på hur de är uppbyggda.

Är systemet exempelvis ett TMS-system i grunden där WMS-funktionaliteten lagts till efteråt, eller är mjukvaran utvecklad för att kunna hantera hela leveranskedjan? Det gör stor skillnad, då det kan vara svårt att anpassa en WMS-lösning som är del av ett bredare SCM-system (uppdateringar och nya funktioner är sammankopplade med SCM-leverantören).

Molnbaserad vs. lokal (on-premise) WMS-teknologi

Den största skillnaden mellan ett lokalt (on-premise) och ett molnbaserat WMS-system är var systemet lagras och hur du kommer åt det.

Ett lokalt (on-premise) WMS-system är en mjukvaralösning som installeras och används lokalt, inom företagets egna servrar och hårdvaruinfrastruktur. Denna lösning ger företag total kontroll över sitt system, sin data och säkerhetsprotokoll, då WMS:et inte är sammankopplat med externa internetuppkopplingar. Därför kan det vara ett alternativ för företag med behov av hög datasäkerhet och regelefterlevnad, exempelvis de som hanterar känslig information, då de kan anpassa säkerheten och funktionaliteten efter sina specifika krav.

Ett molnbaserat WMS-system ligger på ett moln som du kommer åt över internet. Då du kommer åt funktionaliteten online istället för att behöva installera den lokalt blir ditt företag mindre beroende av sin hårdvara. Molnbaserade system erbjuder en helt ny nivå av flexibilitet, skalbarhet och kostnadseffektivitet jämfört med lokala system. Du kan komma åt systemet när och hur du vill och få full överblick i realtid, överlägsen skalbarhet, ökad kostnadseffektivitet och smidiga integrationer med andra plattformar.

Sammanfattningsvis ger ett lokalt WMS-system mer kontroll och anpassningsmöjligheter till priset av en högre startkostnad och mer underhåll, medan ett molnbaserat WMS erbjuder flexibilitet, lägre startkostnad och skalbarhet, då detta finns i molnet och hanteras av leverantören. Valet brukar handla om företagets storlek, framtidsplaner, budget och specifika datahanteringskrav.

Nyckelfunktioner i WMS-system

Effektiv lagerhantering kräver att du har rätt verktyg, och det är just därför du ska välja ett modernt WMS. Nyckelfunktioner som realtidsspårning, personalhantering och mobil tillgänglighet gör att du kan effektivisera verksamheten, minska kostnaderna och öka din produktivitet. Här är sex viktiga WMS-funktioner som du kan använda för att få ditt lager att fungera bättre och öka din lönsamhet.

Lagerhantering

Det händer hela tiden många olika saker på ett modernt lager, men det behöver samtidigt vara enkelt för personalen och andra användare att förstå vad som pågår och utföra rätt åtgärder. Ett bra WMS-system erbjuder lagerhantering och spårning i realtid med hjälp av avancerade teknologier som streckkoder och RFID (Radio Frequency Identification), samt integrerade mjukvaruverktyg som ger en korrekt och uppdaterad överblick av lagernivåerna och verksamheten i stort. Det hjälper företag att balansera sina lagernivåer så att de undviker både lagerbrist och överstockning. Balanserade lagernivåer är viktigt, då det har stor påverkan på lönsamheten och kundnöjdheten.

Personalhantering

Ett modernt WMS-system är viktigt för en effektiv och transparent personalhantering. Uppföljningsfunktionerna hjälper dig att följa din personal i realtid och se deras prestationer, arbetstider och närvaro, så att du kan optimera bemanningen och organisera din personalstyrka på bästa sätt. När du använder data för att organisera arbetsuppgifter och öka produktiviteten kan du minska kostnaderna och öka personalens engagemang.

Rapporter och analys

Att jobba på ett datadrivet sätt förbättrar så mycket mer än bara personalhantering. Om du inte har tillgång till realtidsrapporter och analys blir det svårt att ta goda affärsbeslut. Lagerrapporter i realtid, inklusive beställningspunkter och säkerhetströsklar, optimerar lagernivåerna och minskar risken för överlager eller lagerbrist. Förutse efterfrågan, hantera beställningar proaktivt, identifiera flaskhalsar och mycket annat som hjälper dig att gång på gång ta goda beslut som förbättrar verksamheten.

Mobil tillgänglighet

Mobila WMS-system är framtiden, då den obegränsade tillgängligheten gör att du hela tiden kan hantera ditt lager i realtid. Lagerpersonalen kan logga in i systemet på distans och direkt komma åt och hantera varor och annan information. De kan exempelvis läsa in produkter, ta emot notifikationer och dela information var som helst, vilket spar värdefull tid. 

Optimering av lagerlayout

En optimerad lagerlayout är en grundsten i en framgångsrik lagerverksamhet. Layouten påverkar hur mycket du får plats med, samt dina arbetsflödens effektivitet. Ett riktigt bra WMS-system ger dig detaljerad insikt i lagernivåer, omsättningshastighet och efterfrågemönster. Det gör att lageransvariga kan lära sig mer om de olika varorna, exempelvis vilka som är snabbrörliga och vice versa, och placera populära produkter närmare fraktområden för att minimera restiderna.

WMS-system för olika branscher

Retail

God lageröverblick är avgörande för retailföretags framgång. Ett modernt WMS gör att packningen sker så effektivt som möjligt och minimerar antalet misstag inom plockning och packning - en stor konkurrensfördel. Lagret kan vara en av de största framgångsfaktorerna för innovativa retailföretag, men det kräver att rätt teknologi finns på plats.

E-handel

Ett e-handelslager måste fungera korrekt och effektivt, och leverera varor till kunderna på ett sätt som motsvarar deras högt ställda förväntningar. Plockning och packning, lagerlayout, lagerhållning och andra saker måste hanteras på bästa möjliga sätt. Det är viktigt att ha ett WMS-system med moderna funktioner som hjälper dig att hela tiden förbättra din verksamhet.

3PL (tredjepartslogistik)

Ett 3PL-lager tar emot, lagrar och skickar iväg varor åt flera olika kunder på samma gång. Kraven på denna typ av verksamhet är höga, och ett modernt WMS-system hjälper 3PL-företag att arbeta effektivt och precist. Om du använder ett ledande molnbaserat WMS-system kan du enkelt skala upp och ned, utnyttja den senaste AI-teknologin för att optimera processer, samt snabbt utbilda personalen i hur systemet fungerar. Det leder till en hög produktivitet, ökad tillväxt och nöjdare kunder.

Hur hittar du rätt WMS för ditt företag?

Alla företag och lager är olika, så det finns inte något rakt svar på denna fråga. När du väljer WMS-system behöver du titta närmare på ditt företags unika förutsättningar och göra valet utifrån hur olika system matchar dem. Följ de fem stegen nedan så lovar vi att det kommer att bli tydligare.

1.Sammanställ dina affärsbehov

Börja med att titta närmare på dina affärsbehov för att skapa en tydlig bild av vad du förväntar dig av systemet. Matcha affärsbehoven mot den funktionalitet olika WMS-system på marknaden har att erbjuda.

 

• Branschspecifika krav: driver du ett företag inom en reglerad bransch, såsom läkemedel, livsmedel eller kemikalier? Behöver komponenter eller produkter vara spårbara, kanske hela vägen från råmaterial till slutleverans?
• Beställningsvolym: hur många beställningar hanterar lagret dagligen, och hur mycket varierar volymen under hög- och lågperioder? Hur många olika plockningsmetoder behöver systemet stödja?
• Komplexitet: driver du en enkel verksamhet, eller kräver ditt företag stöd för avancerad funktionalitet, såsom kitning, montering och mervärdestjänster? Om så är fallet måste ditt WMS-system kunna hantera dessa logistikprocesser på ett smidigt sätt.
• Verksamhetsstorlek: hur många olika lager finns det inom företaget? Måste WMS-systemet kunna hantera flera lager? 

2.Skalbarhet och flexibilitet

Alla företag vill växa i framtiden, och då är det viktigt att ha ett skalbart WMS-system som snabbt och smidigt kan växa i takt med din verksamhet. Utan en skalbar lösning riskerar du att behöva börja om från början med ett nytt WMS, eller lägga dyrbara resurser på uppgraderingar och andra kostsamma IT-projekt. Du har oerhört mycket att vinna på att investera i ett skalbart WMS-system redan från början.

• Tillväxtkapacitet: hur många transaktioner per dag kan systemet hantera, och vad händer om volymen snabbt skulle öka? Behöver det isåfall uppgraderas för att hänga med i tillväxten, eller är det utvecklat för att enkelt kunna skalas upp och ned?
• Arbetsbelastning och toppar: kan WMS-systemet hantera stora upp- och nedgångar i arbetsbelastning utan driftstörningar, exempelvis säsongstoppar som jul och Black Friday?
• Teknologi: använder systemet den allra senaste teknologin inom området, exempelvis molnlösningar, för att vara så skalbart som möjligt? Och om så inte är fallet: kan det vara något som orsakar problem och kostnader längre fram när systemet behöver uppgraderas?

3. Integrationsmöjligheter

När du integrerar ditt WMS med andra centrala affärssystem som ERP-, CRM- och TMS-system kan du effektivisera verksamheten och ta bättre beslut i hela leveranskedjan. Alla olika system har betydelse; när de fungerar ihop som en väloljad enhet blir din verksamhet mer sammansvetsad, snabbrörlig och optimerad än någonsin tidigare.

Integrating a WMS with other key business systems such as ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), and TMS (Transportation Management System) solutions is crucial for streamlining operations, improving efficiency, and enabling better decision-making across the entire supply chain. Each system plays a specialized role, and when they work together, the result is a more connected, responsive, and optimized business.

• Integrationsmöjligheter: kan du integrera systemet med andra centrala lösningar inom företaget? Går det att göra på ett sätt som ger en samlad realtidsöverblick över hela verksamheten
• Framtidsplaner: hur väl matchar systemet dina framtida integrationsplaner? Är det även rätt val längre fram i tiden?
• Anpassning och flexibilitet: går WMS-systemet att integrera på ett anpassat sätt som passar din verksamhets unika behov?

4. Anpassningsmöjligheter

Alla företag är olika, och ditt WMS-system behöver kunna anpassas till dina arbetsflöden och övriga affärskrav. Det är viktigt att ställa frågor och göra research baserat på dina unika förutsättningar så att du kan jämföra olika lösningar på ett bra sätt.

• Sammanställ dina krav: räcker det med standardiserade lösningar, eller kräver ditt företag anpassade funktioner? Kan WMS-systemet leverera eventuella specialanpassningar?
• Kostnad och ROI: kan anpassningarna göras på ett kostnadseffektivt sätt, och hur är deras förväntade ROI?
• Jämför olika system: hur väl kan de olika systemen matcha och leverera de anpassningar som behövs? 

5. Jämför olika leverantörers support och word of mouth

Det finns många WMS-leverantörer på marknaden. Utvärdera dem på djupet genom att titta närmare på deras support, kundomdömen och långsiktiga potential för att lyckas med implementeringen och få tillgång till ett system som levererar värde under många år framöver.

• Support: erbjuder leverantören dygnet runt-support? Många lager är aktiva utanför normala arbetstider, och supporten måste vara tillgänglig även under dessa perioder. Hur snabbt kan du få svar från leverantören vid olika frågor? Finns det en tydlig process för att eskalera kritiska problem
• Långsiktig potential: att investera i ett WMS handlar inte bara om din nuvarande verksamhet. Hur kan systemet leverera värde på lång sikt? Hur ofta uppdateras systemets mjukvara, och har leverantören en innovationsplan? Finns det något som tyder på att ett högre TCO (Total Cost of Ownership) i framtiden?
• Kundomdömen och rykte: vad säger leverantörens kunder? Samla in information från olika källor och sammanställ den så att du kan skapa en tydlig bild av vad kunderna tycker. Hur väl matchar dessa perspektiv dina affärsbehov och förväntningar?

WMS-implementering steg för steg

En WMS-implementering kan verka avskräckande vid första anblick, men om du planerar väl och väljer rätt leverantör kan den genomföras så smidigt som möjligt. Här är de fyra huvudsakliga stegen du behöver tänka på vid en implementering:

1. Planering och utvärdering: sammanställ mål, krav, hinder och annat som kan vara relevant för implementeringsprocessen. Detta steg bör sammanställa affärskrav, nyckelintressenter, kostnad och budget, implementeringsteam, tidslinje, to dos, samt planer för datamigrering och backup. Det är även i denna fas du behöver hitta en lämplig WMS-leverantör; utgå från dina affärskrav för att hitta en bra matchning.
2. Före implementering: sammanställ hur din lagermiljö och dina logistikprocesser fungerar, så att WMS-leverantören kan skapa en detaljerad bild av verksamheten. 
3. Implementering: installera eller logga in i ditt WMS-system. Kontrollera dina dataflöden och din datakvalitet för att identifiera eventuella fel. Personalutbildning ingår också i denna fas av implementeringen.
4. Efter implementering: följ upp systemet och gör de justeringar och förbättringar som krävs. Fortsätt med förbättringsarbetet och samla in feedback från ditt team och andra användare.

WMS-hårdvara

Ett bra WMS-system kombinerar det allra bästa inom hårdvara och mjukvara för att effektivisera lagerhanteringen så mycket som möjligt. Utan ordentlig hårdvara blir det svårt att hänga med i konkurrensen. Mobila enheter, skrivare och märkning, samt automatiseringsintegrationer är några exempel på viktiga tekniska lösningar inom området.

Mobila/bärbara enheter

WMS-integrerade streckkods- och RFID-läsare har avgörande betydelse för att optimera din lagerverksamhet. Båda dessa teknologier gör att företaget kan arbeta effektivare och exaktare, exempelvis genom automatiserad datainsamling och färre misstag i centrala processer som lagerhantering, orderplockning och frakt. 

Bärbara mobilenheter ger dig möjlighet att:

• Samla in data i realtid
• Snabbt läsa in och transportera varor
• Optimera plockning och packning
• Förbättra företagets fraktprocesser

Skrivare och etiketter

Det är svårt att driva ett effektivt lager utan kompatibla etikettskrivare, speciellt när det gäller streckkoder, fraktsedlar och annan viktig dokumentation. Med rätt skrivare kan din WMS-mjukvara snabbt och smidigt skapa och skriva ut de etiketter som krävs för effektiv lagerhantering, orderuppfyllelse och frakt. Här är några av fördelarna:

• Konsekventa streckkoder av högsta kvalitet
• Korrekta leveranser med hjälp av felfria on-demand-utskrifter som stödjer flera olika fraktföretag
• Integrerade etikettskrivare som fungerar tillsammans med många olika lagerfunktioner 

Integration av lagerautomation

Ledande WMS-system kan integreras med toppmoderna automatiseringslösningar som robotik, transportband och AS/RS-system. Moderna lager måste utnyttja styrkan i dessa integrationer för att kunna hantera höga beställningsvolymer på ett snabbt och precist sätt. Lösningarna hjälper dig att:

• Automatisera plockning och sortering, identifiera effektiva rutter och synkronisera data i realtid.
• Automatisera transportbandssystem baserat på fördefinierade arbetsflöden för att få full kontroll över hur varor rör sig inom lagret. Du kan exempelvis optimera varornas ordning och minska antalet felaktiga vägval eller packningsmisstag. 
• Använda AS/RS-teknologi som kranar, transportenheter eller andra automatiserade lösningar för att lagra varor och plocka dem från högdensitetshyllsystem. WMS-systemet använder realtidsdata för att guida automatiseringslösningarna på ett så effektivt sätt som möjligt för att exempelvis kommunicera vilka varor som behöver plockas eller var nya varor ska lagras. Lösningarna minskar hämtningstiderna och ser till att lagernivåerna alltid är korrekta så att de inte stör verksamheten.

Utmaningar med att implementera ett WMS-system

WMS-implementeringar kan vara utmanande, men det blir mycket enklare om du är medveten om utmaningarna och förbereder dig på ett bra sätt.

Implementeringskostnad

Att implementera ett WMS är en investering som kostar i början, men förbättringarna som systemet erbjuder kan bidra till ett ROI som snabbt betalar av sig. Kostnaderna kan delas in i följande kategorier:

• Mjukvarukostnader: här ingår licens- och prenumerationskostnader, samt kostnader för anpassning, underhåll och mjukvarusupport
• Hårdvarukostnader: servers, nätverksinfrastruktur, lagringssystem, driftkostnader, samt tekniska enheter och annan teknologi som behövs
• Integrations- och implementeringskostnader: kostnader vid integrationer med andra plattformar, så som ERP, CRM eller MRP-system. Om WMS-systemet ska integreras med automatiserade system som robotar, transportband eller AS/RS kommer kostnaden och komplexiteten att öka. Många företag behöver dessutom hjälp av externa konsulter för att välja system och hantera de förändringar som övergången innebär.
• Utbildningskostnader: personalen behöver utbildas i att använda det nya WMS-systemet på ett effektivt sätt, vilket har både direkta (själva utbildningen) och indirekta kostnader (lägre produktivitet under övergångsperioden).
• Förändringshantering och driftstoppskostnader: en WMS-implementering kräver ofta att du måste utvärdera och förändra lagrets arbetsflöden och processer, vilket kan leda till driftstopp och instabilitet i början. Det är viktigt att ta med indirekta kostnader som är kopplade till förändringar i processer och eventuell minskad produktivitet under övergångsperioden.

Motstånd hos personalen

Lagrets personal är en viktig del av övergången, och det kan till en början finnas ett motstånd mot ny teknologi. Det är en vanlig utmaning som brukar gå att möta genom god utbildning och dialog. Här är några av de viktigaste sakerna att hantera när det gäller personalens motstånd mot ny teknologi:

• Oro över okänd teknologi och att förlora jobbet: lagrets personal och ansvariga kanske oroar sig över att WMS-systemet automatiserar arbetsuppgifter och gör att de inte längre behövs eller behöver byta roll. Denna oro, samt att de inte vet hur väl de kommer att prestera med det nya systemet, kan leda till att övergången tar längre tid än förväntat.
• Bristande engagemang eller deltagande i beslutsprocesser: om personalen inte varit involverad i beslutsprocessen kring det nya systemet är risken att de känner att de inte fått möjlighet att tycka till. Detta kan leda till motstånd och bristande engagemang. Det är även viktigt att vara tydlig med de nyttor systemet bidrar med och hur det kan skapa värde i framtiden.
• Oro över ökad arbetsbelastning: det är viktigt att företaget introducerar det nya WMS-systemet på ett bra sätt, bland annat för att personalen inte ska oroa sig över ökad arbetsbelastning.
• Förändrade rutiner och processer: personalen är vana vid sina nuvarande processer och rutiner. Ett nytt WMS-system gör att de inte längre kan arbeta i sin komfortzon, vilket kan leda till motstånd. De kan dessutom vara nervösa över att göra kostsamma misstag i det nya, obekanta systemet. 

Datamigrering

Att överföra existerande data till det nya systemet från ditt tidigare WMS kan vara en komplex process som riskerar att gå fel. En datamigrering mellan två WMS-system innebär att viktig information om lagernivåer, beställningar, SKU:er, olika lager och annat flyttas över. Det måste göras på ett korrekt sätt som säkerställer att informationen är uppdaterad och användbar. Här är några av de största utmaningarna med datamigrering, samt några strategier för att minimera dess negativa påverkan på verksamheten:

• Inkompatibel data eller data i fel format: det kan finnas skillnader och avvikelser i datastruktur och standardisering eller exporteringsproblem som hindrar data från det gamla systemet från att migreras till ditt nya WMS. Gå igenom och rensa upp din data innan du påbörjar migreringen, exempelvis genom att identifiera och åtgärda eventuella felaktigheter, dubbletter eller annat som kan leda till problem längre fram. Se till att standardisera din dataformatering, speciellt nyckelfält som SKU:er, produktnamn och platser för att minimera risken för fel i det nya WMS-systemet.

• Datakvalitet: ofullständig data, felaktigheter eller dubbletter i det tidigare systemet kan orsaka problem under migreringen. Hantera dessa utmaningar redan innan migreringen påbörjas för att undvika problem.

• Dataset och historisk data: de flesta datapunkter i ett lagerhanteringssystem är beroende av varandra; lagernivåer är kopplade till olika platser, beställningar är kopplade till olika produkter och kunder, och så vidare. Det kan vara svårt att föra över informationen och samtidigt behålla förhållandena mellan de olika dataseten. Men ha i åtanke att historisk data kan vara viktig för att kunna spåra trender, analysera resultat och göra revisioner längre fram.

• Driftstopp och verksamhetsstörningar: datamigreringen måste genomföras på ett sätt som stör verksamheten så lite som möjligt. Du kan ha igång både det gamla och nya systemet parallellt under en övergångsperiod för att se till att ditt nya WMS fungerar som det ska. Denna metod gör att du kan hålla igång verksamheten medan det nya WMS-systemet implementeras och minimera eventuella driftstopp under migreringsfasen.

• Datavalidering efter migrering: när datan migrerats är det viktigt att göra en ordentlig validering för att se till att all information förts över på rätt sätt. Jämför det nya och gamla systemets data för att bekräfta det. Ta en noggrann titt på lagernivåer, produktinformation, beställningar och annan viktig data. Sätt upp en avstämningsprocess för att bekräfta att den migrerade datan stämmer överens med de faktiska lagernivåerna och det som sker inom verksamheten. Det är ett bra sätt att försäkra dig om att det inte finns avvikelser mellan WMS-datan och det som sker inom lagret.

Driftstopp

Vi har redan pratat en del om driftstopp och verksamhetsstörningar, vilket är en av de viktigaste aspekterna att hantera under övergångsperioden. Här är några av de bästa sätten för att minimera WMS-implementationens negativa påverkan på verksamheten:

• Schemalägg installationen under lugnare timmar eller perioder med lägre aktivitet: schemalägg eventuella driftstopp under lugnare perioder eller delar av veckan (exempelvis helger eller nätter) för att minimera implementeringens påverkan på verksamheten. Informera alla intressenter om tidsschemat för tydlighet och minimal påverkan på orderuppfyllelsen.

• Lansera det nya systemet stegvis: en annan bra metod är att lansera det nya WMS-systemet i faser istället för att installera det i hela lagret på en gång. Du kan exempelvis börja med att implementera det nya systemet i en viss del av lagret, eller i vissa arbetsflöden. Det kan även vara bra att genomföra pilottester där du testar systemet i avgränsade delar av verksamheten. Stegvis implementering och pilottester är metoder som ökar möjligheterna att identifiera och lösa potentiella problem innan systemet lanseras helt och hållet, så att det inte orsakar driftstopp och andra störningar.

• Testa systemet ordentligt innan installationen: du kan också testa WMS:et i en sandlådemiljö för att simulera hur det skulle fungera i verkligheten. Det hjälper dig att identifiera möjliga problem med funktioner, datamigrationen och integrationer med andra plattformar. På så sätt kan du också stresstesta systemet genom att simulera hög belastning, så att du är säker på att det kan hantera rejäla toppar utan att krascha eller bli långsamt. Det är ett utmärkt sätt att identifiera och åtgärda prestandaproblem innan de orsakar problem under perioder med hög belastning.Conduct extensive pre-installation testing: before going live, test the WMS in a sandbox environment to simulate real-world operations. This helps identify any potential issues with system functionality, data migration, or integration with other platforms (ERP, TMS, etc.). Stress test the setup by simulating high-volume scenarios, ensuring that the new WMS can handle peak loads without crashing or causing delays. This type of testing can reveal performance issues before they cause disruptions during busy periods.

• Skapa en detaljerad beredskapsplan: ha en beredskapsplan på plats för kritiska delar av verksamheten som kan påverkas av driftstopp i WMS-systemet. Det kan exempelvis handla om att ha manuella arbetsflöden eller alternativa spårningsmetoder redo, så att de tillfälligt kan ersätta WMS-funktionalitet om implementeringen skulle dra ut på tiden. Om orderuppfyllelsen påverkas negativt kan det vara läge att erbjuda andra, snabbare fraktsätt efter driftstoppet för att erbjuda god kundservice. Utnyttja din WMS-leverantörs tekniska kunskaper för att få stöd och hjälp under installationens gång, så att du snabbt kan lösa oväntade problem och minimera eventuella störningar.

• Tydlig kommunikation: se till att alla relevanta intressenter vet när och hur implementeringen sker. Alla inblandade team, så som lagerpersonal, IT, kundservice och företagsledning, bör ha koll på tidslinjen, vad som eventuellt kan hända under övergången, och de backuprutiner som finns redo. Om det förväntas uppstå driftstörningar som leder till försenade leveranser är det viktigt att kommunicera proaktivt med kunderna och erbjuda en realistisk tidsuppskattning. Tydlig och transparent kommunikation hanterar deras förväntningar och minskar eventuellt missnöje. Arbeta nära din WMS-leverantör under hela processen och försäkra dig om att de finns tillgängliga för felsökning och ytterligare support under perioden. Ett nära samarbete är en central del av att snabbt lösa problem som uppstår och att genomföra övergången på ett smidigt sätt.

Nya trender inom modern lagerhantering

WMS-teknologi har utvecklats oerhört mycket under årens gång, men detta är bara början. Här är några av de hetaste trenderna inom området som du kan använda för att arbeta ännu bättre.

Artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML)

AI- och maskininlärningsteknologi har kommit för att stanna. Här är några av de hetaste trenderna inom området som kan hjälpa dig att förbättra din lagerhantering.

•  Förutse efterfrågan: AI-algoritmer kan användas för att förutse efterfrågan, vilket är viktigt för lagerplanering, kostnadseffektivitet och kundnöjdhet. AI- och ML-teknologi kan analysera stora mängder historisk data, marknadstrender, säsongsvariationer och kundbeteende för att förutse kommande efterfrågan.

• Nya metoder för optimerade lagernivåer: AI och ML kan hjälpa företag att hantera sina lagernivåer på innovativa sätt och minska lagerbrist, överlager och kostnader överlag. Maskininlärningsmodeller kan hjälpa dig att hitta en perfekt lagerbalans och automatisera påfyllningsbeställningar, vilket minskar risken för lagerbrist och överlager. ML kan dessutom kategorisera varor baserat på efterfrågan, lönsamhet och ledtid. Detta hjälper lagret att applicera optimerade strategier för olika produktkategorier, exempelvis genom att ha separata återbeställningspunkter för snabbrörliga och långsamma produkter.

• AI- och ML-baserade optimeringar: använd styrkan i AI- och ML-teknologi för att optimera processer inom plockning, packning, lagring och frakt. Förbättringarna leder till minskade personalkostnader, snabbare orderuppfyllelse och ökad noggrannhet. Några exempel är optimerade plockvägar, ML-drivna robotar och guidade fordon, samt förbättrad lagerlayout och kvalitetskontroll.

• Prediktivt underhåll: du kan även utnyttja AI- och ML-teknologi i ditt WMS för prediktivt underhåll av lagerutrustning. Maskininlärningsmodellerna kan analysera hur utrustningen används och upptäcka tidiga tecken på förslitning eller fel. Genom att i förväg känna igen utrustning som kräver underhåll kan lager undvika kostsamma driftstopp och arbeta på ett effektivare sätt.
• Energi- och resursoptimering: AI kan också bidra till ökad effektivitet genom att optimera energianvändningen. Algoritmerna kan exempelvis lära sig att kontrollera värme, ljus och ventilation i realtid och minska energikostnaderna utan att påverka personalens bekvämlighet eller säkerhet. Beslutsfattande i realtid: WMS-system som använder AI-teknologi kan ta beslut i realtid baserat på lagerförhållandena. Ett exempel: om en stor beställning levereras till lagret kan AI omedelbart omfördela dess resurser, justera arbetsscheman eller prioritera vissa beställningar så att det kan möta korta deadlines. Teknologin kan vara till stor hjälp när det gäller att snabbt anpassa sig till oväntade situationer.

Automation och robotik

Robotar blir allt vanligare inom lagerhantering tack vare ny teknologi, modern E-handel, samt krav på bättre och snabbare orderuppfyllelse. Lagerautomatisering, exempelvis i form av robotar som plockar, packar och sorterar varor, har tagit logistikteknologi till nästa nivå genom att utföra uppgifterna på ett mer effektivt och precist sätt, vilket minskar personalkostnaderna.

• Plockrobotar: plockrobotar brukar vara utrustade med avancerade visuella system, AI-algoritmer och gripteknologi för att identifiera, hitta och hämta från olika hyllor och korgar. De kan hantera en mängd olika föremål, inklusive ömtåliga, oregelbundet formade eller tunga produkter, vilket minskar mängden manuellt arbete och i sin tur misstag. Kollaborativa robotar (cobots) arbetar ofta sida vid sida med personalen för att hjälpa till med upprepade eller ansträngande uppgifter i plockprocessen.
• Packrobotar: packrobotar automatiserar produkthanteringen och placerar varor i paket, stänger och märker dem, samt förbereder beställningar för att skickas ut. Robotarna ser till att föremål packas på ett säkert och effektivt sätt - många gånger kan de dessutom utföra kvalitetskontroller av de packade varorna.
• Sorteringsrobotar: robotar kan också hjälpa dig att sortera varor och beställningar beroende på deras slutmål eller andra anpassade processer. Det effektiviserar lagrets processer, vilket kan vara extra nyttigt för stora distributionscenter som behöver ta hand om tusentals beställningar varje dag.
• WMS-drivna robotintegrationer: WMS-systemet är ditt lagers naturliga mittpunkt, inklusive den robotteknologi som integrerats med det. Systemet ger full kontroll och överblick över lagret i realtid. Genom att integrera det med robotarna kan du koordinera dem med din personal och andra automatiserade system på bästa möjliga sätt.

IoT och smarta lager

Begreppet “smarta lager” innebär automatiserade och digitaliserade lagermiljöer som använder banbrytande teknologiska lösningar, såsom IoT, AI, robotar och avancerad dataanalys för att optimera verksamheten. Denna typ av integrationer gör lagerhantering effektivare, precisare och flexiblare, så att ditt lager kan ta steget från traditionell verksamhet till högintelligent, modernt lager.

• Realtidsöverblick med IoT-teknologi: IoT-enheter är en nyckelfaktor i smarta lager då de kopplar samman dina fysiska tillgångar (varor, utrustning och infrastruktur) och digitala system. Enheterna samlar hela tiden in data som direkt skickas vidare för att ge en god överblick i realtid och automatisera beslutsfattandet.
• Integration mellan IoT, automatisering och robotteknologi: i smarta lager är IoT sammankopplat med andra automatiserade system som robotar och AMR-lösningar för att effektivisera processer som plockning, packning och sortering. Datan som IoT-sensorerna samlar in guidar robotarna och ser till att de rör sig inom lagret på ett effektivt sätt, plockar rätt föremål och levererar dem till en packnings- eller fraktzon med minimal fysisk arbetsinsats från personalen. Robotar kan även göra dynamiska justeringar i sina arbetsflöden baserat på realtidsdata, och exempelvis omprioritera eller byta arbetsuppgift.

• Optimering av arbetsflöden: smarta lager optimerar sina arbetsflöden med hjälp av datan från sina IoT-enheter. Realtidsdata levereras till ditt WMS-system, så att du kan identifiera flaskhalsar och andra ineffektiva delar av verksamheten, så att du kan förbättra rutter, layout och personalhantering.

• Prediktivt och förebyggande underhåll: IoT-sensorer följer hela tiden upp din utrustnings och dina maskiners status. Prediktivt underhåll använder den insamlade datan för att informera om när maskiner riskerar att gå sönder, så att du kan underhålla dem proaktivt. Vibrationssensorer, värmekameror och tryckmätare brukar användas för att följa upp maskinernas status och notifiera lageransvariga om potentiella problem, innan de växer sig så stora att de påverkar driften. Dessa metoder hjälper dig att minimera driftstörningar, undvika kostsamma reparationer och se till att lagrets maskiner alltid fungerar på topp.

• IoT-insamlad realtidsdata: om du låter AI- och maskininlärningsalgoritmer utnyttja data från dina IoT-enheter kan du få tillgång till värdefulla insikter som leder till ett mer datadrivet beslutsfattande. Du kan exempelvis förutse efterfrågan med hjälp av prediktiv analys som baseras på historisk försäljningsdata, säsongsvariationer och annat.
•  IoT-kopplade säkerhetssystem: smarta lager med IoT-teknologi har avancerade säkerhetssystem utrustade med rörelsedetektorer, övervakningskameror och RFID-spårning. Systemen kontrollerar vilka som har tillträde till lagret, hindrar obehöriga från att ta sig in och följer varor för att minska svinn och stölder. De lageransvariga får notifikationer i realtid vid misstänkt aktivitet så att de snabbt kan agera.

Blockchainteknologi

Blockchain är en delad databasmekanism som använder avancerad teknik för att distribuera information inom ett affärsnätverk. Blockchainteknologi har stor potential när det gäller WMS-system, då den kan förbättra verksamheten genom ökad transparens, spårbarhet och ansvarighet i varje steg av leveranskedjan. 

Blockchain gör att du kan registrera transaktioner på ett säkert och decentraliserat sätt, vilket kan vara mycket värdefullt för att hantera leveranskedjan. Teknologin kan användas för:

• Ökad transparens: många lager kämpar med att få en ordentlig överblick över hela sin leveranskedja. Den decentraliserade blockchainteknologin gör att alla delar av leveranskedjan, inklusive tillverkare, leverantörer, logistikföretag och kunder kan komma åt och dela samma information i realtid. Blockchaininformation kan inte ändras utan hela nätverkets godkännande, vilket gör att datan hålls säker och inte går att manipulera. Teknologin gör att du kan erbjuda leverantörer, köpare, kunder och andra som är inblandade i produktens livscykel korrekt information som bygger förtroende och effektiviserar arbetet.
•  Förbättrad spårbarhet: spårbarhet är en central del av lagerhanteringen inom många industrier, exempelvis livsmedel, läkemedel och lyxprodukter. Det är viktigt att veta var produkten kommer ifrån och att kunna följa dess resa genom leveranskedjan. Blockchain hjälper dig att spåra produkter bättre än någonsin tidigare, då det följer upp produktens livscykel och lämnar digitala spår efter sig. Du kan även spåra produkter, partier eller försändelser i realtid med full koll på resan genom leveranskedjan. Det blir enkelt att spåra produkter som kontamineras eller går sönder, så att du kan identifiera källan, minimera antalet återkallelser och garantera konsumentsäkerheten.

• Smart automatisering: smarta kontrakt är självutförande åtgärder i blockchainkoden som kan användas för att automatisera processer inom försörjningskedjan. Kontrakten utför åtgärder när vissa fördefinierade villkor möts, vilket minskar behovet av mellanhänder och manuella insatser. Smarta kontrakt kan hjälpa dig att automatisera betalningar mellan olika partners inom leveranskedjan, exempelvis genom att trigga en automatisk betalning då en leverans ankommit och dess kvitto bekräftats. Teknologin kan även användas för att automatisera leveranskedjans regelefterlevnad och kontrollera dess dokumentation. Detta kan vara mycket användbart vid internationella leveranser, då det ofta krävs en hel del dokumentation.

• Ökat ansvarstagande och förtroende: blockchainteknologi ökar ansvarstagandet i hela leveranskedjan, då allt som deltagarna gör sparas i registret på ett sätt som inte kan manipuleras. Det blir lättare att granska vad som skett i leveranskedjan och se vem som gjort vad, vilket bygger förtroende hos intressenterna. Blockchain tydliggör även vilka som är ansvariga för olika delar av processen genom att registrera transaktioner i ett register som inte kan manipuleras, så att det blir lätt att identifiera var problem uppstår och vem som är ansvarig. Det gör dessutom att mellanhänder som mäklare eller revisorer inte längre behövs. 

• Bättre bedrägeriskydd och säkerhet: blockchainteknologi gör att dina transaktioner är väl skyddade från bedrägerier och andra hot. Varje deltagare i blockchainnätverket har sin egen unika kryptografiska nyckel, och endast de med viss tillgång kan lägga till eller verifiera transaktioner. Transaktioner som läggs in i blockchain kan inte ändras eller tas bort, vilket minskar risken för bedrägerier, då ingen enskild deltagare kan manipulera informationen för att dölja misstag eller oetiska metoder. Krypteringsteknologin försäkrar dig om att känslig leveranskedjeinformation hålls säker, så att lager-, leverans- och transaktionsdata hålls konfidentiell.

Det är tydligt att vi är på väg in i en helt ny era av AI, robotar, datadriven innovation, quick commerce och hållbarhet. Innovationstakten är hög, och moderna lager måste hänga med för att stå sig i den hårda konkurrensen.

Skillnader mellan WMS- och ERP-system

Både WMS- och ERP-system är verktyg som är nödvändiga för att hantera olika delar av verksamheten, men de har olika syften och är utformade för att hantera vissa typer av uppgifter.

WMS-system är fokuserade på att optimera lagerhantering och är begränsade till lageraktiviteter som plockning, packning och leveranser. ERP-system har bredare användningsområden och hanterar en mängd olika affärsfunktioner, exempelvis redovisning, HR, försäljning och inköp. Målet är att hantera många av organisationens funktioner i ett och samma system.

Integration av WMS- och ERP-system

Du har mycket att vinna på att integrera ditt WMS och ERP. Det är en kraftfull kombination som förbättrar effektiviteten och gör att du kan hantera företaget med bättre överblick över alla dess affärsfunktioner. Du kommer att kunna använda båda systemens styrkor för att få en realtidsöverblick över hela verksamheten.

Effektivisera din orderuppfyllelse hela vägen från försäljningsorder till plockning, packning och leverans. När en beställning dyker upp i ERP-systemet kan WMS-systemet ta över de uppgifter som sker inom lagret, vilket exempelvis bidrar till bättre plockning och packning. Genom att koordinera systemen på detta sätt och utnyttja deras respektive styrkor kan du jobba bättre och effektivare, så att dina varor kommer fram till kunden snabbare.

Ett riktigt bra WMS-system optimerar lagerplaceringar och personalhantering så att du får ut maximalt av dina resurser. En ERP-integration gör att dessa optimeringar även når andra delar av verksamheten, exempelvis upphandling och resursfördelning. Du kan även använda ERP-funktionalitet för att påminna om saker som behöver göras, så som påfyllningsbeställningar, baserat på notifikationer från WMS-systemet.

WMS-systemet skickar direkt över ärendets kostnader till ERP-systemet så att ekonomiavdelningen får exakt information som möjliggör exaktare ekonomirapporter och redovisning. Ditt företag kan använda ERP-systemets finansiella funktioner för att optimera sitt kassaflöde genom att minska mängden kapital som är låst i lagervaror och förbättra sina prognoser.

När du integrerar ditt WMS- och ERP-system får du en holistisk lösning som gör mer än bara optimerar lagerhanteringen; du för ditt lager närmare andra centrala affärsfunktioner som försäljning, inköp och ekonomi. Denna typ av integrationer ökar effektiviteten, ger dig tillgång till mer och bättre data, bättre beslutsfattande, samt förbättrar din kundservice, vilket i slutändan har stor påverkan på företagets tillväxt och lönsamhet.

Standalone/best of breed WMS eller ERP-modul?

I vissa fall är det bättre med ett standalone/best of breed WMS-system än ett ERP-system där WMS-funktionaliteten levereras som en modul. Det handlar främst om din lagerverksamhets komplexitet, storlek och specifika behov. Här är några typiska situationer där ett best of breed WMS-system kan vara ett bättre val:

• Lager med hög komplexitet: företag med specifika eller komplexa lagerbehov kan behöva ett separat WMS-system för att få tillgång till de funktioner som krävs för att hantera verksamheten effektivt. WMS-funktionalitet i form av en modul i ett ERP-system kan leverera grundläggande lagerhantering, men det saknar ofta de avancerade funktioner som finns i ett dedikerat WMS. Några exempel på företag där detta kan vara fallet är stora distributionscenter eller företag med många olika lager.
• Lager med höga optimeringsmål: dedikerade best of breed WMS-lösningar brukar ha avancerade algoritmer och använder specialutformade funktioner för att optimera lagerlayout, plockvägar, personalhantering och resursanvändning. Dessa funktioner är oumbärliga för företag som vill maximera sin effektivitet och minska sina verksamhetskostnader.
• Företag som söker hög skalbarhet: växande, dynamiska lager behöver kunna hantera växande lagernivåer och beställningsvolymer, fler SKU:s och nya orderuppfyllelsemetoder, såsom utskick på samma dag och omnikanalsutskick. 
• Lager som kräver hög flexibilitet och anpassade funktioner: dedikerade WMS-lösningar brukar erbjuda större anpassningsmöjligheter och är bättre på att hantera specifika verksamhetsbehov än ERP-moduler, då modulernas funktionalitet brukar vara svårare att modifiera. Det kan exempelvis handla om att uppfylla branschspecifika krav inom livsmedel, läkemedel eller lyxvaror, eller att skräddarsy arbetsflöden efter företagets behov.

Kjell & Company + nyce.logic - ett framgångsexempel

Retailföretaget Kjell & Company började samarbeta med nyce.logic (en del av Extenda Retail) för att optimera sin lagerhantering. Företag hade problem med sitt lagerutrymme, samt att hänga med i WMS-branschens snabba IT-utvecklingstakt. De valde nyce.logic som partner, och vi satte igång med ett omfattande optimeringsprojekt.

Bra idé, eller hur? Så här påverkade projektet Kjell & Companys verksamhet:

• 50% ökning i pallplockseffektivitet
• 85% ökning i kolliplockseffektivitet
• 80% ökning i småplockseffektivitet
• 14 gånger fler beställningar per plockrunda (B2C-plock)
• 90%-ig utrymmesminskning från 800 m2 entresol till 80 m2 med hissautomater

Kjell & Companys lager ligger fortfarande på samma ställe, men investeringarna i ny teknologi som Pick by Voice och hissautomater visar hur viktigt det är att boosta sitt lager med de senaste lösningarna. 

Letar du efter ett nytt WMS-system?

Är du redo att ta ditt lager till nästa nivå med ett skalbart, smidigt och snabbt WMS-system som utnyttjar modern teknologi till fullo? nyce.logic är en användarvänlig, intuitiv lösning som gör att du kan jobba effektivare och exaktare än någonsin tidigare. Det inkluderar ett webb- och touchbaserat gränssnitt som är enkelt för personalen att använda, oavsett om de jobbar med hissautomater, på en läsplatta eller på en stationär dator i lagerlokalen.